Häufige Fragen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung enthält sie maschinenlesbare Daten im XML-Format. Die gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. ZUGFeRD ist damit sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar und eignet sich besonders für B2B-Rechnungen.

Nein! Eine einfache PDF-Rechnung ist KEINE E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. PDFs sind zwar elektronisch, aber nicht strukturiert maschinenlesbar. Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen können.

Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt: • Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit >800.000€ Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden • Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden Für Rechnungen an Behörden (B2G) gilt die Pflicht bereits seit 2020.

Ja! Die E-Rechnungspflicht gilt für ALLE Unternehmer, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder Behörden (B2G) stellen – unabhängig von der Größe. Auch Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer sind betroffen. Ausnahme: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.

Ab 2027/2028 können Rechnungen, die nicht als E-Rechnung gestellt werden, vom Empfänger als nicht ordnungsgemäß zurückgewiesen werden. Außerdem könnte der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Es drohen also finanzielle Nachteile – direkte Bußgelder sind derzeit nicht vorgesehen.

InvoiceWandler wandelt Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen um. Sie laden einfach Ihre PDF-Rechnung hoch, unsere KI extrahiert alle relevanten Daten, Sie prüfen und korrigieren bei Bedarf, und exportieren dann als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit XML).

Wir nutzen modernste KI-Technologie (Claude von Anthropic), um Ihre PDF-Rechnung zu analysieren. Die KI erkennt automatisch: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, alle Positionen, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung. Die Erkennungsrate liegt bei über 95%.

Ja! Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU (Frankfurt) gespeichert. Wir sind DSGVO-konform, nutzen SSL-Verschlüsselung und speichern keine Daten länger als nötig. Unsere Analytics (Plausible) setzen keine Cookies und sind vollständig anonym.

Ja! Nach der KI-Extraktion sehen Sie alle erkannten Daten in einem übersichtlichen Editor. Sie können jeden Wert prüfen und bei Bedarf korrigieren. Erst wenn Sie zufrieden sind, exportieren Sie die finale E-Rechnung.

Ja! Mit unserem Starter-Plan können Sie 2 Rechnungen pro Monat kostenlos umwandeln. Keine Kreditkarte erforderlich, keine versteckten Kosten. Ideal zum Testen und für gelegentliche Nutzung.

Wir akzeptieren alle gängigen Zahlungsmethoden: Kreditkarte (Visa, Mastercard), SEPA-Lastschrift, PayPal und auf Anfrage auch Rechnung für Geschäftskunden. Die Abrechnung erfolgt monatlich.

Ja! Alle Abonnements sind monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, keine Kündigungsfrist. Nach der Kündigung haben Sie noch bis zum Ende des Abrechnungszeitraums Zugriff.

Wir unterstützen alle gängigen PDF-Rechnungen bis 10 MB. Die besten Ergebnisse erzielen Sie mit klar strukturierten, textbasierten PDFs. Gescannte Rechnungen funktionieren dank OCR auch, allerdings mit leicht geringerer Genauigkeit.

Ja! Alle generierten XRechnungen entsprechen dem Standard EN 16931 und sind mit dem KoSIT-Validator kompatibel. Sie können die XML-Dateien direkt an Behörden und Geschäftspartner senden.

Ja! In Ihrem Profil können Sie Ihre Geschäftsdaten hinterlegen: Firmenname, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung. Diese werden dann automatisch bei jeder neuen Rechnung vorausgefüllt.

Eine API ist in Planung und wird im Unlimited-Plan enthalten sein. Damit können Sie die E-Rechnungs-Konvertierung in Ihre eigenen Systeme integrieren. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.